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德清县人民教育基金会档案管理规定
发布日期: 2018-10-18 来源:德清县教育局

 

第一章  总则

第一条  为了加强德清县人民教育基金会(以下简称基金会)的档案管理,充分发挥档案资料的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《会计档案管理办法》、《德清县档案管理办法》等的规定,结合基金会的实际,制定本办法。

第二条  基金会办公室为文件档案资料具体管理部门,负责本办法的具体实施。基金会资金与财务管理部为会计档案具体管理部门,负责会计档案材料的整理、归档和保管工作。

指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,每年3月底按照《德清县档案管理办法》进行整理统一造册,将长期保存的档案资料向中国人民大学档案馆归档。严防毁损、散失和泄密。短期保存资料及经常查阅的资料保存在相关部门。

第三条  基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料。文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。

在工作中形成的各种有保存价值的资料,都应按照本办法立卷统一归档。

第四条  文件往来需进行登记,承办要保证文件的系统完整,办理完毕后由专人保管待统一归档。

项目档案要按照捐赠登记表的顺序归类整理,由专人保管。

会计年度终了形成的会计档案,由会计人员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案清册。

基金会建立《德清县人民教育基金会归档案卷总目录》

 

第二章  归档范围及保管期限

第五条  文书档案的归档范围包括:上级机关印发、基金会制发或工作中形成的,具有查考价值的各种文件材料。

第六条  文书档案的归档范围及保管期限具体包括:

1、上级部门下发的工作文件,保存期限长期。

2、基金会上报的工作计划、总结、报告、请示及批复,保存期限长期。

3、会议文件、纪要、记录、会议决定、领导讲话材料,保存期限长期。

4、规定、制度、办法、通报等,保存期限长期。

5、预决算、统计报表、调查材料、经验介绍等,保存期限长期。

第七条  项目档案的归档范围及保管期限具体包括:

1、与基金会洽商捐赠事项的往来信函、信件,保存期限长期。

2、与基金会签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等,保存期限长期。

3、捐赠登记表、项目申报材料、完成材料、评估材料,保存期限长期。

第八条  会计档案的归档范围及保管期限具体包括:

1、会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料,保存期限永久。

2、预算、决算报表、年度统计报表,保存期限永久。

3、年检报告、审计报告 、其它财务报告,保存期限永久。

4、专项基金、捐赠情况统计表等统计报表,保存期限永久。

5、会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册,保存期限永久。

 

第三章  立卷要求

第九条 案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第十条  卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册;会计账簿类按年度成本;财务报告类、其他类按年度归类成册。

第十一条 卷内文件材料应按顺序,依次编写页号。

第十二条 按规定的格式逐项填写文件目录,填写的字迹要清楚,卷内文件目录放在卷首。

第十三条  案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料必须修复,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法,做到整齐、牢固、便于保管和利用。

 

第四章  保管、移交和销毁

第十四条  应经常保持档案的卫生、整洁,做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作,做到收实相符。

第十五条  档案不得借出、不得携带出境。

如有特殊需要,会计档案经秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续;项目档案的查阅、摘抄、复印等也须经秘书长批准,并办理登记手续;文书档案经办公室主任批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。

第十六条  查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。

查阅、摘抄、复印人员应当做到:

1、严格遵守保密纪律;

2、不得擅自向他人传播档案内容;

3、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

第十七条  查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十八条  档案移交必须填写《德清县人民教育基金会档案移交清册》;销毁档案必须填写《德清县人民教育基金会档案销毁清册》。认真履行移交、销毁手续。

移交、销毁档案由秘书长审批,办公室专人监交、监销。

第十九条  本办法经第一届理事会第三次会议审议通过。

 


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